Hodně bylo napsáno o tom, jak správně postupovat při výběru informačního systému.
Z mé zkušenosti vyplývá. že nic jiného nemá tak fatální dopad na konečný úspěch jako mít jasno v tom, jak chci firmu řídit.
Přesto i dnes se najdou firmy, v nichž vedoucí pracovníci spoléhají na nový informační systém a doufají, že jim dodavatel pomůže jejich problémy vyřešit. Důsledkem je nejen neefektivní využívání informační podpory, ale dokonce fungování celé firmy. A co je ještě horší, že "know-how" informační podpory může firmu zavádět úplně jinam, než kam by měla jít.
Např. z uživatelů se stávají "krmiči dat", kterým nezbývá čas na vlastní práci, uživatelé neustále překlikávají mezi úlohami, produktivita práce místo slibovaného zvyšování ve skutečnosti padá.
“Věděli jste, že existuje ucelené manažerské řízení, tzv. Teorie omezení? Charakterizuje jej: jednoduchost, zdravý rozum a výsledky. Zjistěte o co jde a podle toho upravte vaši informační podporu. ”
V prvé řadě, v dostatečném předstihu před implementací informačního systému, přehodnoťte vaše současné firemní řízení. Nespoléhejte na to, že problémy, které potřebujete řešit za vás vyřeší dodavatelé informační podpory.
Nejlepším postupem je smést vše ze stolu a začít od nuly. To ovšem neznamená, že věci které fungovaly, zahodíte. Cílem je podívat se na to, co potřebujete nejen vy, ale třeba i vaši zákazníci, majitelé, zaměstnanci. Doporučuji začít od hlavy, tj. od byznys modelu. Ten vám pomůže oddělit věci zcela zásadní pro vaše podnikání, a vše ostatní jim podřídit.
Z byznys modelu pak rozpracujte jednotlivé (funkční) oblasti vašeho řízení, tj. výrobu, marketing, finance atd.
Ze zkušenosti doporučuji zaměřit se následně na tzv. klíčové procesy, které jdou obvykle napříč odděleními, Například jde o proces Realizace zakázky, Tvorba plánu výroby, Marketingové řízení atd., případně na procesy hlavní v jednotlivých odděleních. Samozřejmě je potřeba dořešit organizační strukturu, obsah rolí atd.
Teprve pak nastupuje podpora formou informačního systému, který je pro vaši firmu sice nezbytný, ale v podobě, dodávané dnešními dodavateli, nedostačující. Proto je potřeba provést úpravy podle vašich potřeb, ale takové, které jsou v souladu s vaším řízením, nikoliv, co třeba pro sebe požadují uživatelé.
Za ideální považuji, pokud by se vám podařilo dostat do informační podpory průtokové řízení! Jedná se totiž o ucelené manažerské řízení, kterým posunete vaši firmu daleko před konkurenci.
Závěr: Pokud se chcete vyvarovat největší chyby, kterou dnes dělá většina firem, zaměřte se nejprve na stávající firemní řízení, proveďte změny a teprve pak zajistěte jeho informační podporu.
Implementace nového informačního systému bude tak úspěšná, jak se na ni připravíte, především pokud jde o řízení. Pokud tuto fázi uspěcháte, nebo se soustředíte pouze na "technické" provedení, o to více vás budou stát případné budoucí úpravy.
Pokud již nějaký informační systém provozujete, vyplatí se vám udělat audit a zjistit, jak na tom jste. A i když budete nuceni udělat změny, pořád je to lepší, než brzdit firmu jen kvůli omezené informační podpoře.